Các phím tắt trong Excel đắt giá mà mọi “chiến thần công sở” phải biết

Nhiều người dùng nhận thấy rằng việc sử dụng bàn phím bên ngoài với các phím tắt trong Excel sẽ làm tăng năng suất của họ. Đối với người dùng bị  khuyết tật về cử động hoặc thị giác, việc sử dụng phím tắt  dễ dàng hơn so với  sử dụng màn hình cảm ứng và là một giải pháp thay thế quan trọng hơn sử dụng chuột. 
 

Chúng ta không thể phủ nhận mức độ phủ sóng dày đặc của các bộ  Microsoft Office trên toàn thế giới khi số lượng người dùng ngày càng tăng, đặc biệt khi Microsoft phát hành phiên bản Office 2019.

Bạn càng cập nhật nhiều phiên bản, bạn càng có nhiều tiện ích hơn. Hiện nay, Microsoft Office không chỉ thay đổi giao diện mà bên cạnh đó, nó còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác đáp ứng các nhu cầu khác nhau như chỉnh sửa, xem và tính toán dữ liệu từ người dùng. 
 

Microsoft Excel làm cho các tính toán của kế toán viên trở nên  đặc biệt dễ dàng. Các hàm cơ bản trong Excel rất hữu ích cho các công việc tính toán khi số lượng công thức cần xử lý  "khủng".

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng chuột để thực hiện các phép tính, nó sẽ chậm lại đáng kể. Các phím tắt trong Excel nhanh hơn và thuận tiện hơn nhiều nếu bạn có thể tự tin hiểu công thức.

Tham khảo bài viết của Thiên Nam Hòa dưới đây về các phím tắt trong Excel có giá trị dưới đây nhé.

1. Phím tắt chèn, chỉnh sửa dữ liệu trong Excel

Chèn hay chỉnh sửa dữ liệu được xem là một trong những thao tác thông dụng nhất mà mọi “chiến thần công sở”, “dân văn phòng” thực hiện trong bất kì sheet nào với công cụ Excel. Ngay sau đây là một số gợi ý nhóm phím tắt Excel Thiên Nam Hòa nhắc đến giúp bạn nhé.
 

Phím tắt Undo/Redo:
 

Ctrl + Z: Giúp hoàn tác hành động trước đó (cho phép nhiều cấp) - Undo.
 

Ctrl + Y: Đi tới hành động tiếp đó (cho phép nhiều cấp) - Redo.
 

Làm việc với Clipboard:
 

Ctrl + C: Giúp sao chép nội dung tại ô được chọn.
 

Ctrl + X: Cắt, xóa nội dung tại ô được chọn.
 

Ctrl + V: Dán nội dung từ clipboard đến ô được chọn.
 

Ctrl + Alt+ V: Khi dữ liệu tồn tại trong clipboard thì sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special.
 

Các phím tắt chỉnh sửa nội dung trong 1 ô Excel:
 

F2: Chỉnh sửa nội dung ô đang chọn với con trỏ chuột ở cuối dòng.
 

Alt + Enter: Xuống dòng chỉ trong một ô Excel.
 

Enter: Hoàn thành nhập nội dung cho 1 ô, di chuyển ngay xuống ô phía dưới.
 

Shift + Enter: Hoàn thành nhập nội dung cho 1 ô, di chuyển ngay lên ô phía trên.
 

Tab/Shift + Tab: Hoàn thành nhập nội dung cho 1 ô, di chuyển ngay đến ô bên trái/ phải.
 

Esc: Hủy bỏ sửa nội dung một ô.
 

Backspace: Xóa ký tự bên trái con trỏ chuột, hoặc xóa các lựa chọn.
 

Delete: Xóa ký tự bên phải con trỏ chuột, hoặc xóa các lựa chọn.
 

Ctrl + Delete: Xóa văn bản cho hết cuối dòng.
 

Ctrl + Shift + : (hai chấm) : Chèn thời gian hiện tại.
 

Alt + H + F + C: Phím tắt tô màu, bạn chọn ô dữ liệu bạn muốn đổi màu, nhấn giữ phím Alt rồi nhấn phím  H, nhấn tiếp F, nhấn tiếp

phím C rồi chọn màu bạn muốn đổi.
 

Chỉnh sửa, lựa chọn các ô đang được hoạt động:
 

Ctrl + D: Copy nội dung ô phía trên.
 

Ctrl + R: Copy nội dung ô bên trái.
 

Ctrl + ": Copy nội dung ô phía trên trong trạng thái chỉnh sửa.
 

Ctrl + ': Copy công thức ô trên trong trạng thái chỉnh sửa.
 

Ctrl + –: Hiển thị menu xóa hàng/ô/cột.
 

Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn hàng/ô/cột.
 

Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa trong ô chứa comment.
 

Shift + F10, sau đó M: Giúp xóa comment của ô.
 

Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ.
 

F11: Tạo và chèn biểu đồ trong một sheet biểu đồ riêng biệt.
 

Ctrl + K: Chèn liên kết.
 

Enter (trong ô chứa liên kết): Kích hoạt liên kết.
 

Ẩn và hiện các phần tử:
 

Ctrl + 9: Ẩn hàng bạn đã chọn.
 

Ctrl + Shift + 0 : Bỏ ẩn cột đang ẩn.
 

Alt + Shift + ▷: Nhóm hàng/cột.
 

Alt + Shift + ◁: Bỏ nhóm hàng/cột.

2. Phím tắt Excel điều hướng

Chỉ cần di chuyển giữa các ô với nhau mà chúng ta phải chuyển từ thao tác trên bàn phím sang dùng chuột máy tính thì quả thực là không đáng bởi rất mất thời gian mà thậm chí là còn không chọn đúng vị trí ô cần đến.

Ngay sau đây là tổ hợp nhóm phím với các phím điều hướng thân thuộc để bạn điều hướng các ô trong bảng tính nhé.
 

Phím mũi tên ▽◁▷△: Chỉ cách di chuyển lên, xuống, trái, phải trong 1 bảng tính.
 

Pg Dn/Pg Up: Chỉ cách di chuyển xuống cuối/ lên đầu bảng tính.
 

Alt + Pg Dn/ Alt + Pg Up: Chỉ cách di chuyển sang phải/ trái trong 1 bảng tính.
 

Tab/Shift + Tab: Di chuyển 1 ô sang phải/ trái trong 1 bảng tính.
 

Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của 1 hàng trong 1 bảng tính.
 

Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên trong 1  bảng tính.

Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng có nội dung ở một bảng tính.
 

Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Find and Replace ( Mở sẵn mục Find).
 

Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Replace).
 

Shift + F4: Lặp lại tìm kiếm.
 

Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị 'Go to'.
 

Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên trong 1 ô: Di chuyển sang trái hoặc phải của ô.
 

Alt + ▽: Hiển thị AutoComplete.
 

3. Phím tắt với dữ liệu đang được chọn

Chọn các ô:
 

Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn hàng.
 

Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn cột.
 

Ctrl + Shift + * (dấu sao): Chọn toàn khu vực xung quanh ô đang được hoạt động.
 

Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + phím cách): Chọn toàn bảng tính (hoặc khu có chứa dữ liệu).
 

Ctrl + Shift + Pg Up: Chọn bản sheet hiện tại cùng bản sheet trước đó trong cùng 1 file Excel.
 

Shift + ▽◁▷△: Mở rộng vùng lựa chọn từ 1 ô đang được chọn.
 

Ctrl + Shift + ▽/△: Chọn/bỏ chọn các ô kể từ ô đang chọn đến cuối
 

Shift + Pg Dn/Shift + Pg Up: Mở rộng vùng được chọn tới cuối/ lên đầu trang màn hình.
 

Shift + Home: Mở vùng được chọn đưa về ô đầu tiên trong hàng.
 

Ctrl + Shift + Home: Mở vùng được chọn đưa về ô đầu tiên trong bảng tính.
 

Ctrl + Shift + End: Mở vùng được chọn đến ô cuối được sử dụng trên bảng tính (ở góc dưới bên phải).
 

Quản lý các vùng được lựa chọn:
 

F8: Bật chế độ mở rộng vùng chọn (bằng cách dùng thêm 4 phím mũi tên) mà không cần giữ phím Shift.
 

Shift + F8: Thêm một (liền kề hay không liền kề) dãy ô để chọn, bạn sử dụng 4 phím mũi tên và Shift + phím mũi tên đó.
 

Enter/Shift + Enter: Di chuyển ô hiện tại bạn chọn xuống/lên trong vùng được chọn.
 

Tab/Shift + Tab: Di chuyển ô hiện tại bạn chọn sang phải/trái trong vùng được chọn.
 

Esc: Hủy bỏ tác vụ vùng mà bạn đang chọn.
 

Chỉnh sửa bên trong ô:
 

Shift + ◁/Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn ký tự ở trái / phải.
 

Ctrl + Shift + ◁/Ctrl + Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn 1 từ bên trái / bên phải.
 

Shift + Home/Shift + End: Chọn con trỏ văn bản đến đầu / cuối trong ô.
 

4. Phím tắt Excel cho định dạng dữ liệu

Định dạng ô:
 

Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format.
 

Ctrl + B (cũng như Ctrl + 2): Chọn áp dụng hay hủy bỏ định dạng chữ đậm.
 

Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Chọn áp dụng hay hủy bỏ định dạng chữ in nghiêng.
 

Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Chọn áp dụng hay hủy bỏ 1 gạch dưới.
 

Ctrl + 5: Chọn áp dụng hay hủy bỏ dạng gạch ngang.
 

Alt + ' (kí hiệu dấu nháy đơn) : Mở hộp thoại Style.
 

Các định dạng số
 

Ctrl + Shift + $: Chọn áp dụng định dạng số tiền tệ có hai chữ số thập phân.
 

Ctrl + Shift + ~: Chọn áp dụng định dạng số General.
 

Ctrl + Shift + #: Chọn áp dụng định dạng ngày tháng kiểu: ngày, tháng, năm.
 

Ctrl + Shift + @: Chọn áp dụng định dạng thời gian có giờ, phút, chỉ ra AM hay PM.
 

Ctrl + Shift + ^: Chọn áp dụng định dạng khoa học có hai chữ số thập phân.
 

F4: Sử dụng lại lựa chọn định dạng gần nhất mà bạn thao tác.
 

Căn ô:
 

Alt + H, A, R: Căn ô phải.
 

Alt + H , A, C: Căn giữa ô.
 

Alt + H , A, I: Căn ô trái.
 

Phím tắt công thức:
 

=: Bắt đầu 1 công thức tính toán nào đó.
 

Shift + F3: Mở hộp thoại Insert Function.
 

Ctrl + A: Mở ra cách thức nhập sau khi nhập tên 1 công thức.
 

Ctrl + Shift + A: Chèn các đối số của công thức sau khi nhập tên công thức.
 

Shift + F3: Chèn một hàm trở thành 1 công thức.
 

Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức là công thức mảng.
 

F9: Tính tất cả bảng trong các bảng tính.
 

Shift + F9: Tính toán bảng tính đang được hoạt động.
 

Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hay  thu gọn ở thanh công thức.
 

Ctrl + ': Chế độ Hiển thị công thức tại ô thay vì chế độ đã tính ra giá trị.
 

Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet này ( Sheet đang được hoạt động) sang sheet ngay bên phải nó.
 

Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái so với sheet đang được hoạt động (Sheet đang mở).
 

Ctrl + phím mũi tên: di chuyển đến dòng dưới cùng, trên cùng, cạnh phải, cạnh trái của bảng tính. Phím tắt này giúp bạn không cần phải sử dụng chuột để kéo thanh trượt tìm tới ô cuối của bảng tránh mất thời gian, nhất là bảng tính của bạn quá dài.

Khi sử dụng phím Ctrl với bất kì phím mũi tên theo hướng nào bạn muốn di chuyển, bạn cũng sẽ nhanh chóng đến được vị trí muốn hoạt động.

5. Phím tắt sử dụng cho bảng và bộ lọc

⌃ + T: Chèn bảng biểu
 

Ctrl + Shift+ L: Chuyển đổi sang bộ lọc tự động
 

Alt + ↓: Kích hoạt bộ lọc
 

Shift + Dấu cách: Chọn hàng có trong bảng
 

Ctrl + Dấu cách: Chọn cột có trong bảng
 

Ctrl + A: Chọn bảng
 

Ctrl + Shift + T :Chuyển đổi hàng tổng trong bảng

6. Phím tắt cho việc nhập dữ liệu

Enter: Nhập đồng thời di chuyển xuống
 

Shift + Enter: Nhập đồng thời di chuyển lên
 

Tab: Nhập đồng thời di chuyển sang phải
 

Shift + Tab: Nhập đồng thời di chuyển sang trái
 

Ctrl + Enter: Hoàn thành nhập và ở trong cùng 1 ô đang chọn
 

Ctrl + Enter: Nhập cùng 1 dữ liệu cho nhiều ô
 

Ctrl + ;: Chèn ngày
 

Ctrl + Shift + ;: Chèn giờ 
 

Ctrl + D: Điền xuống từ ô ở trên
 

Ctrl + R: Điền phải từ ô ở trái
 

Ctrl + ': Sao chép công thức của ô phía trên
 

Ctrl + Shift + ": Sao chép giá trị của ô phía trên
 

Ctrl + K: Thêm hyperlink
 

Alt + ↓: Mở danh sách tự động điền

7. Phím tắt cho định dạng số

Ctrl + Shift + ~: Định dạng chung
 

Ctrl + Shift + $: Định dạng tiền tệ
 

Ctrl + Shift + %: Định dạng phần trăm

Ctrl + Shift + ^: Định dạng khoa học
 

Ctrl + Shift + #: Định dạng ngày
 

Ctrl + Shift + @: Định dạng thời gian
 

Ctrl + Shift + !: Định dạng số

Như vậy, Siêu Thị Điện Máy Thiên Nam Hòa đã giúp bạn tổng hợp một số phím tắt hữu ích để làm việc với bảng tính Excel mà bạn vẫn sử dụng hằng ngày cho công việc, học tập.

Với các phím tắt trong Excel này, bạn có thể làm việc dễ dàng hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian xử lý bảng dữ liệu và nhanh chóng hoàn thành số lượng lớn nội dung trong bảng tính Excel. Đừng quên lưu lại bài viết này để sử dụng cho những lần làm việc với Excel tiếp theo của bạn nhé.